кому треба та які саме

Часто підприємці не замислюються про важливість первинних документів або не знають, які саме документи мають бути у наявності та скільки зберігатися. Факти ICTV розказують, що таке первинні документи ФОП, кому вони потрібні та що саме потрібно зберігати.

Що таке первинні документи ФОП

Згідно зі ст.1 закону України Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні, первинні документи — це документи, в яких містяться відомості про господарські операції та які створено у письмовій або електронній формі. Визначення первинного документа також міститься в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Первинні документи мають містити таку інформацію:

• назву документа та дату його складання;
• зміст та обсяг господарської операції;
• найменування суб’єкта господарювання, від імені якого складено відповідний документ;
• особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу;
• відповідальну особу за здійснення господарської операції.

Кому потрібні первинні документи

Бухгалтер Микола Кархут прокоментував, що питання первинної документації потрібно розглядати для кожного ФОПа індивідуально. Є ризикова група підприємців, яким потрібно мати первинні документи.

До ризикової групи належать:

• алкогольні напої, тютюн;
• технічно-складні побутові товари — комп’ютери, техніка тощо;
• медичні вироби;
• ювелірні вироби.

Ці підприємці обов’язково повинні мати первинні документи на весь асортимент товару, який вони продають.

Якщо говорити про ФОПів, які не торгують ризиковими товарами, їм, згідно з законом, первинні документи не потрібні. Але їм бажано мати первинні документи з практичної точки зору.

Є таке поняття, як фінансовий монітор зі сторони фінансових установ. Тобто, якщо підприємець займається торгівлею через нову пошту або іншим видом торгівлі, то банк чи нова пошта можуть заблокувати ваші кошти та попросити надати підтверджувальні документи, чому у вас такий великий оборот, — зазначив Микола Кархут.

І якраз первинні документи, що показують, в кого ФОП купив товар та кому продав, будуть підтвердженням того, що підприємець легально займається бізнесом.

Микола Кархут зауважив, що первинні документи потрібні всім ФОПам, якщо вони планують розвивати свій бізнес, масштабуватись та отримувати значні доходи.

Також варто зазначити, що ФОПи на загальній системі оподаткування не можуть обійтися без первинних документів, оскільки розмір їх оподатковуваного доходу безпосередньо залежить від суми витрат, підтверджених первинними документами.

Тобто, якщо розмір доходу, з якого необхідно платити податки, менший, то первинна документація відсутня. У цьому випадку ФОП сплачує 18% ПДФО + 1,5% військовий збір +22% ЄСВ з суми отриманого доходу. Тому, як бачимо, ФОПам на загальній системі оподаткування наявність первинки просто необхідна.

Платники єдиного податку, які обрали першу, другу або третю групу без ПДВ, ведуть тільки облік доходів, а ті, які обрали третю групу з ПДВ, ще й витрат. Але в такому разі розмір витрат не зменшує об’єкт оподаткування. Первинка тут потрібна більше для визначення податкового кредиту.

Первинні документи відображають суму отриманого доходу в реєстрі довільної форми. Більшість ФОП, які працюють на єдиному податку, вважають, що їм первинка не потрібна, бо є бухгалтерський реєстр, необхідний для заповнення декларації.

Які первинні документи потрібно зберігати

Зберігання первинних документів залежить від того, в якій формі ФОП отримує дохід. Вона може бути:

• готівкова;
• безготівкова.

Своєю чергою дохід може оформлюватись такими первинними документами:

• товарним чеком оплати товару;
• банківською випискою з мокрою печаткою;
• фіскальним чеком касового апарата;
• квитанціями або актами з оплати послуг.

Якщо дохід отримується у безготівковій формі й кошти були отримані на розрахунковий рахунок, то первинним документом буде виписка фінансової або нефінансової установи, в якій відкрито підприємницький рахунок.

Якщо дохід був отриманий через розрахунковий рахунок, то додаткових платіжних документів з отримання доходу ФОПу не потрібно виписувати. Достатньо буде наявності оригіналу банківської виписки (за умови що у виписці чітко прописані всі обов’язкові реквізити та правильно вказано призначення).

Коли виставляється рахунок для клієнта, дуже важливо правильно зазначити призначення платежу. Також варто пам’ятати, що ФОП повинен мати відповідні КВЕД для отримання доходу.

Якщо дохід отримується в готівковій формі, то (починаючи з 1 січня 2022 року) для ФОП другої та третьої групи підтверджувальним документом про тримання доходу буде фіскальний чек РРО, копія якого має зберігатися в контрольній стрічці.

У разі здійснення діяльності у сфері торгівлі платникам єдиного податку першої групи дозволено працювати без РРО. Для них підтверджувальним документом може бути копія товарного чека. Акти про надання послуг (виконання робіт) або квитанції потрібні у разі надання послуг.

Зверніть увагу, що у первинних документах треба перевіряти, який саме товар вказується як реалізований, та стежити, щоб не виявилося, що оприбутковується один товар, а реалізується – інший.

Для ФОП 3 групи, що здійснюють надання послуг контрагентам з інших країн, первинним документом може слугувати інвойс, якщо він містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, визначені законодавством.

Мінімальний строк зберігання документів та інформації, пов’язаної з обчисленням та сплатою податків та зборів, встановлено ст. 44 ПКУ.

За незберігання первинних документів, на підставі яких здійснювався облік доходів, накладається штраф відповідно до п. 121.1 ПКУ.

Якщо побачили помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl+Enter.